Auf geteilte Bibliotheken zugreifen
Du kannst auf geteilte Bibliotheken zugreifen, indem du auf dich auf die Intranet-Startseite begibst. Klicke dafür entweder überall in Microsoft 365 auf der orangene "VKAZS IT Dienste"-Logo oben links oder besuche direkt https://intranet.vkazs.ch.
Jetzt klickst du im dem oberen Menüband auf "Workspaces" beziehungsweise bleibst mit der Maus über "Workspaces".
Jetzt kannst du die gewünschte Bibliothek wählen. Die gewünschte Bibliothek wird dir nicht angezeigt? Dann hast du eventuell keinen Zugriff.
Geteilte Bibliotheken verstehen und richtig verwenden
Geteilte Bibliotheken können, wenn sie richtig verwendet werden, ein sehr hilfreiches Tool zur Zusammenarbeit sein.
Dieser Artikel geht davon aus, dass der Teambesitzer die Website schon korrekt eingerichtet hat, die geteilte Bibliothek mit einer Microsoft 365-Gruppe verknüpft ist und Teams aktiviert hat. Die Startseite der Bibliothek sieht wie folgt aus:
Die Startseite ist das Herzstück deiner geteilten Bibliothek. Hier findest du alle wichtigen Informationen.
Zu aller Erst findest du die sogenannten Nachrichten. Jedes Mitglied kann hier Posts erstellen, die dann allen Mitgliedern zugänglich sind. Das können wichtige Informationen, Anfragen oder ähnliches sein. Bitte beachte, dass Mitglieder keine E-Mail bekommen, wenn du hier ein Post erstellst. Zeitkritische Informationen sind nach wie vor besser per E-Mail (oder per Post und dann zusätzlich per E-Mail mit Link oder Hinweis auf den Post).
Darunter findest du Gruppenaktivitäten. Hier werden neue Gruppen-E-Mails, Dateibearbeitungen und mehr angezeigt. Dieser Abschnitt ändert sich regelmässig und ist immer aktuell.
Rechts davon findest du die sogenannten Quicklinks. Zu Anfang sind hier immer Standard-Links drinnen, die nicht sehr hilfreich sind. Du kannst die Seite aber bearbeiten und hilfreiche Links für dein Team hinzufügen (klicke hierfür auf "Bearbeiten" oben rechts).
Darunter wiederrum findest du eine Kurzübersicht der Dokumente aus dem Dokumentenspeicher der geteilten Bibliothek.
Auf der linken Seite siehst du ein Navigationsmenü.
- "Unterhaltungen" öffnet den dazugehörigen E-Mail-Ordner. Alle E-Mails, die an die Team-E-Mail-Adresse gesendet werden, kommen hier rein.
- "Dokumente" öffnet den Dokumentenspeicher der geteilten Bibliothek.
- "Notizbuch" öffnet das standardmässig erstellt OneNote-Notizbuch für die geteilte Bibliothek. Das kann für Sitzungen hilfreich sein.
- "Papierkorb" zeigt gelöschte Objekte an und ermöglicht es, diese wiederherzustellen.
- Mit dem Knopf "Bearbeiten" kannst du zusätzliche Menüeinträge hinzufügen oder löschen.
Neben dem Gruppennamen siehst du noch ein Teams-Icon. Wenn du hier drauf klickst, kommst du in das zugehörige Team von Microsoft Teams, wo du in Echtzeit mit anderen Mitgliedern chatten kannst. Auch Online-Sitzungen können hierüber organisiert werden.
Dokumente synchronisieren
Du kannst die einzelnen geteilten Bibliotheken mit deinem Windows-PC synchronisieren, sodass die Dokumentenspeicher der geteilten Bibliotheken als normaler Ordner in deinem Windows Explorer auftauchen. Bitte beachte, dass dafür OneDrive für Business schon auf deinem Computer installiert und eingerichtet sein muss.
Benutze das linke Menü der geteilten Bibliothek, um in die Dokumentenablage zu kommen.
Jetzt wählst du die Option "Synchronisieren" aus.
Es dauert eine Sekunde, dann solltest du eine Erfolgsmeldung bekommen. Du findest die Dokumentenablage jetzt in deinem Explorer.